Ein Restaurant mit Lieferdienst hat für jede angenommene Bestellung einen Buchhaltungsbeleg gebraucht. Bisher entstand jeder Beleg von Hand in einer Excel-Vorlage. Bei rund 70 Bestellungen am Tag waren das mehrere Stunden Arbeit, und Tippfehler gehörten dazu. Heute erledigt das ein Workflow in n8n, seit Juni 2026 im täglichen Betrieb.
Das Problem
Jede Bestellung hat Positionen, Preise, Rabatte und eine Lieferadresse. All das musste jemand aus dem Bestellsystem abschreiben, in die Vorlage übertragen, als PDF speichern, ablegen und an die Buchhaltung schicken. Langweilige Arbeit, die genau dann Fehler produziert, wenn viel los ist.
Die Lösung: ein Workflow vom Webhook bis zum PDF
- Bestellung wird angenommen. Das Bestellsystem meldet sich per Webhook bei n8n.
- Daten abrufen. n8n holt über die API alle Positionen, Preise, Rabatte und die Lieferadresse.
- Beleg erzeugen. Ein Python-Skript baut daraus einen druckfertigen Beleg als PDF, inklusive Betrag in Worten.
- Ablegen. Der Beleg landet im Archiv in Google Drive und als Zeile im Tagesregister in Google Sheets.
- Abends verschicken. Um 19:30 sammelt ein zweiter Workflow alle Belege des Tages, die noch nicht verschickt wurden, und schickt sie in einer einzigen E-Mail an den Betrieb. Erst nach dem Versand werden sie als verschickt markiert.
Dazu kommen zwei Details, die man von außen nicht sieht: Doppelt eintreffende Webhooks erzeugen keinen zweiten Beleg, und ein geplanter Job löscht Belege nach Ablauf der dreijährigen Aufbewahrungsfrist.
Das Ergebnis
- aus mehreren Minuten Handarbeit pro Bestellung wurden rund zwei Sekunden
- kein Abtippen mehr, keine vergessenen und keine doppelten Belege
- alle Belege an einem Ort, sofort durchsuchbar
Für wen sich das lohnt
Für jeden Betrieb, der täglich viele gleichartige Dokumente erstellt: Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen. Der Ablauf ist immer ähnlich: Auslöser, Daten holen, Dokument erzeugen, ablegen, verschicken.
Fazit
Der größte Gewinn ist nicht die Technik, sondern die Zeit und die Ruhe. Eine Aufgabe, die jeden Tag gleich abläuft, sollte niemand mehr von Hand erledigen müssen.
Mehr Workflows wie diesen zeige ich in meiner 200-Tage-Challenge auf Instagram, TikTok und YouTube und in der Reihe „Workflow der Woche“ auf LinkedIn.
